A importância do compartilhar e disseminar o conhecimento nas organizações

Disseminar conhecimento é indispensável para garantir a sobrevivência das empresas. Isso porque apenas com educação e discernimento é possível assegurar boas soluções para os problemas sem que sejam necessários altos investimentos.

Muitos desses conhecimentos não são adquiridos formalmente, mas sim com a vivência — daí a importância de compartilhar as ideias e experiências. Por isso, preparamos o conteúdo a seguir para mostrar qual é a necessidade de adotar tal prática e quais são as dificuldades que as empresas enfrentam para conduzir esse processo.

Você também vai conferir algumas iniciativas que podem ser adotadas para compartilhar o saber nas organizações. Continue a leitura!

A necessidade de disseminar conhecimento na empresa

Já parou para pensar naquilo que pode acontecer na empresa quando o conhecimento não é aproveitado? Para tanto, acompanhe uma história extraída da internet e perceba como é possível chegar a conclusões mais econômicas e eficientes, a partir do ponto de vista de várias pessoas.

A história da fábrica de pastas de dente

Uma fábrica de pastas de dente percebeu que, às vezes, entregava caixas vazias, sem o tubo dentro. Isso ocorria pela maneira que a linha de produção foi montada: pessoas com experiência em linhas de montagem sabem como é difícil ter um fluxo eficiente, de modo a alcançar a perfeição no processo produtivo.

A busca por uma solução para o problema

Na linha de produção, pequenas variações no ambiente obrigam você a ter pontos de checagem da qualidade distribuídos ao longo do processo (por conta do custo, não podem ser controladas). Assim, os consumidores não ficam decepcionados com o produto.

Logo, ao compreender a importância disso, o CEO da fábrica de pasta de dente reuniu as pessoas mais importantes da companhia e decidiu iniciar um novo projeto. Assim, contratou uma empresa externa de engenharia para solucionar o problema “das caixas vazias”, já que o departamento interno estava abarrotado de trabalho.

A construção do projeto (quase) perfeito

O projeto começou como sempre e, depois de seis meses (além de $ 8 milhões), tiveram uma solução fantástica. Além disso, tudo foi realizado dentro do orçamento, com alta qualidade e entregue no prazo. Como resultado, todos ficaram satisfeitos.

O problema foi resolvido com o uso de balanças de alta precisão. Logo, uma sirene com luzes soava sempre que uma caixa de pasta de dente registrava um peso menor do que o definido. Assim, a linha de produção parava e alguém andava até o local, retirava a unidade com defeito e liberava a continuidade do processo.

Momentos depois, o CEO decide ver o ROI do projeto e descobre que os resultados eram incríveis! Nenhuma caixa vazia saiu da fábrica depois que as balanças foram colocadas. Além disso, as reclamações foram reduzidas e estavam ganhando mercado. “Isso sim é um dinheiro bem gasto!” — disse ele, antes de olhar mais de perto outras estatísticas do relatório.

No entanto, ao virar a página do documento, o CEO percebe que o número de defeitos capturados pelas balanças foi ZERO depois de três semanas de uso. “Poxa! Elas deveriam capturar pelo menos uma dúzia por dia. Então, deve ter algum problema com o relatório” — exclamou. Logo, apontou um bug para essa funcionalidade.

Após algumas análises, os engenheiros informaram que o relatório estava correto. As balanças de fato não estavam mais captando nenhuma caixa vazia: todas elas passaram a chegar aos equipamentos de medição com o tubo dentro.

A simplicidade e a economia da sabedoria

Confuso, o CEO vai à fábrica e chega ao local onde as balanças de precisão foram instaladas. Ele percebe então que, antes dos equipamentos, havia um ventilador de $ 20 que assoprava as caixas vazias para fora da linha de produção, diretamente para uma lixeira.

“Ah… Esse ventilador? Um dos nossos colocou aí, pois ficava irritado por ter que andar até aqui quando a sirene tocava” — disse um dos trabalhadores. Como você pôde perceber, o item instalado pelo funcionário, que estava acostumado com a rotina do trabalho, solucionaria toda a situação.

Para tanto, bastava aproveitar o conhecimento adquirido pelo colaborador com a vivência na área. Certamente, a balança que os engenheiros projetaram solucionaria o problema, mas seria necessário que alguém retirasse a “tal” caixa vazia, uma vez que toda a produção ficava parada e eram registrados atrasos.

Na nossa história, todo o empenho dos engenheiros não foi utilizado, pois o ventilador (com um custo muito menor) já solucionava a questão. Ele não permitia que as caixas vazias chegassem à balança, ou seja, inutilizava o equipamento.

Essa é uma prova de como disseminar o conhecimento e a comunicação na equipe traz grandes resultados para a organização. Por isso, já dizia a grande Maria Terezinha Angeloni, autora do livro “Gestão do Conhecimento no Brasil”:

o conhecimento de qualquer organização permanecerá nas cabeças das pessoas e não pode ser facilmente codificado, estruturado e, principalmente, armazenado em suporte tecnológico, necessitando de relação direta com seus detentores.

As principais dificuldades do compartilhamento de informações

As empresas que pretendem se manter vivas e competitivas devem criar momentos para ensinar o time a se preparar para as tomadas de decisões. Por isso, o conhecimento precisa ser incentivado à equipe, a fim de colaborar com o desenvolvimento do negócio.

Embora as organizações saibam da necessidade de disseminar o conhecimento que utilizam para continuarem vivas e competitivas, a maioria ainda não consolidou estratégias para isso. Assim, muitas companhias encontram dificuldades quando tentam gerir as estratégias da Gestão do Conhecimento que são úteis e, mesmo dispondo de fontes internas de aprendizado e inovação, permanecem executando atividades restritas, que dificilmente agregariam valor ao negócio.

Por que algumas empresas não dividem o conhecimento?

Em geral, as pessoas se portam como cumpridoras de tarefas e raramente usam seus talentos. Mesmo quando aproveitam o potencial que têm a oferecer, não registram ou repassam aos outros o que fazem. Assim, elas guardam para si o saber ao solucionarem os problemas e escondem o próprio conhecimento.

Algumas empresas até já avançaram mais nesse aspecto. Logo, conseguem contar com bons colaboradores, praticar políticas de manutenção e desenvolver as pessoas que produzem seus resultados. No entanto, enfrentam problemas exatamente por isso. Logo, é preciso ganhar agilidade para:

  • adquirir aprendizado;
  • repassar conhecimento;
  • garantir que os colaboradores estejam preparados para solucionar problemas;
  • oferecer as respostas que os clientes solicitam com prontidão.

Embora distintas, as duas situações descritas têm em sua base o problema da necessidade de fazer o conhecimento fluir pela organização. Assim, precisam que o saber passe e repasse entre os funcionários e migre de uma unidade de trabalho até outra. Para tanto, a disseminação de conhecimento requer um estímulo constante.

A história da fábrica de pasta de dente foi um exemplo do que pode acontecer quando não há comunicação entre a equipe. Assim, foram gastos valores altos para sanar o problema que poderia ser resolvido de maneira simples se houvesse um programa para disseminar o conhecimento na organização.

Os princípios para incentivar a troca de conhecimento

Antes de implantar uma estratégia focada no compartilhamento e na propagação da aprendizagem, é fundamental que a empresa invista em meios para informar a importância desse processo e estimular a participação de todo o time.

Entendimento sobre a Gestão do Conhecimento

A gestão do conhecimento precisa ser uma política presente em toda a empresa. Ela deve ser incentivada para que todos os funcionários participem, pois o foco na partilha de informações facilita a disseminação do conhecimento de maneira fluida e natural.

Mudança da cultura organizacional

Essa nova postura requer um ambiente receptivo para ser exercida. Com uma cultura organizacional positiva, os funcionários conseguem se adaptar a uma forma de aprendizado contínua e relevante.

Inovação na Gestão da Informação

A gestão da informação é condição indispensável para a propagação do conhecimento. Sem isso, há uma saturação provocada por informações inapropriadas e que pouco ajudam no desenvolvimento do trabalho ou na tomada de decisão. Afaste a ideia de que o importante é o volume de dados: mais do que isso, o que vale é a qualidade desses conteúdos.

Uso de conhecimentos extraídos das informações

Aplique os conhecimentos de maneira direcionada, com um foco definido. O saber acumulado, sem prática, é apenas perda de tempo e esforço. Estimule a troca de ideias para melhorar a rotina de trabalho e implantar soluções criativas.

Mas também é interessante apresentar os problemas mais comuns aos funcionários e questionar qual seria a solução que eles apresentariam. Diante de um desafio, as sugestões trazidas por cada um podem resolver a questão.

A importância de disseminar o conhecimento nas empresas

A disseminação do conhecimento nas empresas pode levar a soluções de baixo custo, além de estimular o crescimento da corporação. As empresas com boas margens de desenvolvimento são as que enxergam e reconhecem o capital humano como o seu ativo mais valioso.

Por isso, avalie a quantidade de estímulos e informações de cada um dos seus funcionários, além das fontes, filtradas de acordo com as experiências e os gostos que apresentam. O volume de conhecimento é enorme — isso sem contar com as formações acadêmicas e técnicas. Algumas ideias são:

  • livros e apostilas;
  • filmes que trazem conhecimento;
  • canais e blogs;
  • aulas em vídeos;
  • webinários;
  • podcasts, entre outras opções.

Certamente cada colaborador tem dados que podem contribuir para encontrar soluções simples ou, até mesmo, trazer novas propostas e projetos para a criação de produtos ou a melhora dos serviços.

As práticas mais indicadas para esse processo

A internalização dos processos de aprendizagem ajuda a empresa na criação de projetos mais adequados às suas necessidades, como veremos nos modelos a seguir.

Universidade interna

Uma prática que pode ser implantada internamente é a formação de universidades corporativas. Ao utilizar métodos de ensino e aprendizagem a distância, valendo-se de tecnologias, essas iniciativas conseguem fazer o conhecimento fluir por toda a organização.

A maior vantagem de internalizar o conhecimento é a criação de uma linguagem própria, com foco nas necessidades da organização. Alguns modelos para estudos internos são:

  • cursos específicos;
  • conteúdos virtuais;
  • questionários e testes;
  • biblioteca virtual;
  • workshops.

Além disso, os projetos de estudos organizacionais permitem aproveitar os próprios profissionais da empresa, o que ajuda a disseminar conhecimento por meio da experiência. Logo, os conteúdos são adaptados à rotina do grupo, otimizando o tempo e evitando outros aprendizados com vícios e teorias que não condizem com a cultura da companhia.

Treinamentos in company

Semelhantes à ideia da universidade interna, os treinamentos in company vão diretamente ao ponto do que se pretende praticar, de acordo com a necessidade da organização. Exemplos dessa estratégia são as oficinas de aprendizagem, que podem ser modeladas de diferentes maneiras, conforme a realidade e as prioridades de cada situação apresentada na empresa.

Outras práticas que vêm se mostrando válidas são os jogos e as dinâmicas. Ambos já são utilizados na educação, a fim de estimular o aprendizado entre os alunos ao tornar a aula interativa e divertida.

No meio corporativo, o team building é uma extensão dessa estratégia. Ainda que seu objetivo principal seja o engajamento (por meio do relacionamento entre equipes), essa técnica também estimula o aprendizado e ajuda os funcionários a identificarem seus papéis por meio de atividades práticas.

Desenvolvimento profissional

Realizar o acompanhamento contínuo dos colaboradores e estimular o desenvolvimento de novas competências também é uma grande estratégia para disseminar o conhecimento. A partir de exercícios periódicos que focam na aprendizagem, esse processo ajuda o funcionário a priorizar os temas que geram o conhecimento de que ele precisa, com a superação por alcance de metas.

Por ser uma metodologia que desenvolve o profissional e estimula a solução de problemas, o coaching é um exemplo disso. A técnica leva o colaborador a desenvolver uma mentalidade estratégica: em vez de reter o conhecimento, ele é estimulado a utilizar o aprendizado para solucionar desafios do cotidiano organizacional.

Por meio do desenvolvimento profissional, a empresa retém talentos. Isso resulta em diminuição de custos, uma vez que o investimento em processos de onboarding tende a ser reduzido com a queda do turnover.

Debates interativos

O debate fortalece o raciocínio e a composição de argumentos sólidos, logo estimula o estudo mais aprofundado sobre o assunto. Além disso, a troca de argumentos ajuda o colaborador a ter uma visão holística sobre o tema proposto.

Para aplicar um debate funcional, o ideal é seguir as quatro etapas abaixo:

  1. brainstorm para levantamento de temas;
  2. votação da lista final;
  3. tempo para estudos e anotações importantes;
  4. encorajamento para a avaliação de todos os argumentos.

Além disso, o debate pode se associar a outros meios interativos, como:

  • desafios para o compartilhamento do aprendizado;
  • grupos de estudo;
  • palestras desenvolvidas pelos próprios funcionários;
  • apresentações criadas por setores.

Softwares colaborativos

Ferramentas colaborativas também são ótimas para disseminar o conhecimento, uma vez que transformam o aprendizado tácito em explícito, permitindo que experiências adquiridas com a vivência sejam registradas. Logo, o know how dos colaboradores passa a ser compartilhado com todo o time.

Provavelmente você já teve contato com softwares que trocam informações de forma rápida e simultânea, como:

  • e-mails;
  • drives;
  • chats;
  • agendas da empresa;
  • blogs internos;
  • redes sociais corporativas.

No entanto, existem ferramentas que foram além, proporcionando ao time um conhecimento maior sobre as consequências de uma decisão com base em experiências já vivenciadas e registradas. Assim, tais recursos conseguem ajudar grupos de pessoas envolvidas em tarefas comuns. Alguns exemplos são:

  • Bitrix24;
  • Confluence;
  • Timeline;
  • Answer Hub;
  • SoundCite.

Abrir espaço e estimular a troca de informações não é um investimento caro e certamente trará resultados muito mais interessantes do que um equipamento de última tecnologia, por exemplo. Ao entender a importância de propagar o aprendizado na sua empresa e apostar nessas práticas para disseminar conhecimento, o impacto positivo de suas ações será percebido por toda a organização.

Além de estimular a cultura do compartilhamento no seu negócio, você conhece outras estratégias para divulgar o conhecimento? Conte para a gente nos comentários!

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